PERENCANAAN PENGADAAN

1. Perencanaan Kebutuhan Peralatan

Beberapa hal utama yang penting diketahui dalam perencanaan kebutuhan peralatan adalah :
 Sasaran pekerjaan yang harus dihasilkan berikut volume, jangka waktu pelaksanaan, dan spesifikasi teknis.
 Jenis-jenis kegiatan pelaksanaan yang harus dikerjakan berikut volumenya masing-masing.
 Kondisi medan atau kondisi lapangan.
 Jenis peralatan yang sesuai untuk setiap jenis kegiatan pekerjaan serta kondisi medan yang ada, serta jadwal waktu kapan peralatan yang bersangkutan dibutuhkan atau sudah harus tersedia di lapangan.

1.1. Sasaran pekerjaan

Sasaran pekerjaan yang harus dihasilkan harus dipahami terlebih dahulu sebagai dasar kita melangkah untuk merencanakan kebutuhan peralatan. Juga mengenai volume pekerjaan serta jangka waktu penyelesaian pekerjaan yang tersedia, di samping spesifikasi teknis dari produk akhir yang harus dicapai. Dengan demikian akan kita ketahui sejak awal garis besar pekerjaan apa yang harus dilaksanakan. Berdasarkan data ini kita sudah dapat mengerjakan hal-hal berikutnya.

Contoh : Pekerjaan yang harus diselesaikan misalnya pelebaran Jalan sepanjang 20 km, dengan pelapisan permukaan hotmix tebal 5 cm, di lokasi A, dari X sampai Y, dengan jangka waktu penyelesaian pekerjaan 6 bulan.

1.2. Jenis-jenis kegiatan pelaksanaan

Jenis - jenis kegiatan pelaksanaan bisa juga merupakan tahapan-tahapan pekerjaan atau bagian-bagian pekerjaan yang harus ditangani sebelum sampai tahapan akhir kegiatan.

Contoh : Pembangunan jalan baru melalui daerah pemukiman penduduk.
Tahap awal kegiatan fisik di lapangan tentunya membongkar dulu rumah-rumah yang ada, selanjutnya membersihkan permukaan tanah dari puing-puing bekas reruntuhan, dilanjutkan dengan pengupasan lapisan atas tanah permukaan. Apabila diperlukan timbunan tanah, maka ada kegiatan penimbunan serta pemadatan timbunan, selanjutnya kegiatan-kegiatan berikut dan diakhiri kegiatan penghamparan hotmix sampai dengan pemadatannya. Masing-masing kegiatan tersebut membutuhkan jenis peralatan yang kemungkinan besar berbeda sesuai dengan fungsi peralatannya.
Volume dari tiap-tiap kegiatan tersebut di atas serta lama waktu pelaksanaan akan mempengaruhi jumlah peralatan yang dibutuhkan serta kapasitas tiap jenis peralatannya.

1.3. Kondisi medan atau kondisi lapangan

Kondisi medan atau kondisi lapangan akan menentukan kemungkinan pemakaian spesifikasi khusus pada peralatan yang harus disediakan, misalnya untuk daerah berlumpur, maka untuk peralatan yang memakai Crawler, harus dipilih tipe Crawler yang lebih lebar. Untuk daerah bukit yang berbatu-batu tajam, bila diperlukan Loader, maka dipilih Loader dengan Crawler Track atau biasa disebut Track Loader atau Traxcavator.
Selain itu kondisi lapangan juga dapat mempengaruhi jenis peralatan yang akan dipilih, misalnya untuk pemancangan tiang pancang di lokasi di antara gedung-gedung bertingkat, tentunya tidak dibenarkan lagi kalau memakai Diesel Pile Hammer, mungkin Vibrating Pile Hammer masih aman dipakai karena pengaruh vibrasinya tidak terlalu kuat, sehingga tidak merusak gedung di sekitarnya.
Motor Scraper bisa dipilih kalau medannya luas, dan tidak terganggu lalu lintas umum, misalnya pada pembangunan lapangan terbang.

Hasil dari perencanaan kebutuhan peralatan adalah daftar jenis peralatan yang dibutuhkan, lengkap dengan spesifikasi utamanya, jumlah unit, serta jadwal waktu kebutuhannya.

2. Pengadaan Peralatan

Pengadaan peralatan di sini tidak diartikan sebagai membeli peralatan, melainkan meng"ada"kan peralatan dari belum ada menjadi ada (tersedia).
Pengadaan peralatan dapat ditempuh dengan beberapa cara, yaitu :
• Dari milik sendiri yang sudah ada,
• Menyewa dari perusahaan sewa,
• Membeli sendiri,
• Sewa beli (leasing).
Jenis peralatan apa saja yang perlu dilaksanakan pengadaannya, bagaimana spesifikasi utamanya antara lain kapasitasnya, berapa jumlah unitnya untuk tiap jenis peralatan harus tersedia, semua hal tersebut di atas adalah berdasarkan data hasil dari perencanaan kebutuhan peralatan

2.1. Dari milik sendiri

Yang dimaksud di sini adalah bahwa peralatan yang dibutuhkan sudah dimiliki sendiri atau sudah tersedia, sebagian atau seluruhnya.
Yang perlu diperhatikan dari peralatan yang sudah dimiliki sendiri ini adalah :
• Apakah kondisinya baik, siap operasi.
• Apakah pada saat dibutuhkan peralatan tersebut tidak dipakai oleh proyek lain atau tidak direncanakan untuk proyek lain.
Keuntungan dengan telah dimilikinya peralatan yang dibutuhkan adalah jelas tidak perlu menambah investasi baru, disamping itu efektifitas penggunaan peralatan meningkat.

2.2. Menyewa dari perusahaan sewa

Langkah ini dipilih sebagai alternatif ke dua setelah diperiksa bahwa peralatan yang dibutuhkan tidak tersedia atau tidak dimiliki sendiri.
Keuntungan dari menyewa ini adalah bahwa biaya peralatan pada satu proyek terbatas hanya pada jumlah sewa peralatan yang diperlukan saja, tidak memerlukan mobilisasi dan demobilisasi peralatan (biaya ini biasanya sudah termasuk dalam harga sewa peralatan), dan tidak perlu pengendalian biaya operasi.
Apabila mau menempuh cara menyewa, maka beberapa hal penting perlu dipelajari dan diperhatikan, antara lain :
• Adakah perusahaan sewa.
• Apakah peralatan yang dibutuhkan tersedia di perusahaan sewa yang bersangkutan.
• Bagaimana kondisi sewa-nya.

Menyewa peralatan dapat menimbulkan beberapa kerugian, antara lain :
• Kondisi peralatan tidak bisa dijamin dalam keadaan baik dan siap operasi.
• Peralatan yang akan disewa belum bisa dijamin tersedia sesuai jadwal keperluannya.
• Teknologi peralatan tidak dikuasai.
• Untuk proyek jangka panjang akan jadi mahal.
• Banyak bergantung kepada perusahaan sewa.
• Harus selalu memperhatikan produktivitasnya agar pemakaiannya seefektif mungkin.

2.3. Membeli sendiri

Membeli sendiri peralatan berarti investasi modal,sehingga sudah harus diperhitungkan tentang untung ruginya, yaitu bahwa jasa peralatan harus lebih tinggi nilainya dari bunga Bank.
Selain itu, dituntut pula adanya pemanfaatan peralatan yang optimal, mengurangi idle time yang merugikan.
Peralatan yang dibeli bisa peralatan yang baru, bisa juga yang bukan baru. Keuntungannya jelas bahwa peralatan yang baru performance-nya masih baik dan umur ekonomisnya masih panjang, tapi harga pasti jauh lebih mahal dibandingkan dengan peralatan bukan baru atau peralatan bekas (re-conditioned).

Beberapa keuntungan kalau membeli sendiri peralatan, antara lain :
• Bisa menentukan sendiri (memilih sendiri) peralatan yang diinginkan (makin baik peralatan akan makin mahal harganya).
• Ketersediaan peralatan pada saat dibutuhkan bisa terjamin sehingga kontinuitas pekerjaaan tidak terganggu, sepanjang pemeliharaan peralatan bisa dilaksanakan dengan baik sehingga kondisi peralatan bisa dipertahankan dalam keadaan baik.
• Teknologi peralatan bisa dikuasai.
• Biaya peralatan tidak tergantung kepada pihak lain, serta untuk proyek jangka panjang maka biaya peralatan akan murah.

Disamping dapat memberikan keuntungan seperti di atas, membeli atau memiliki sendiri peralatan dapat pula menimbulkan kerugian-kerugian, antara lain :
• Sulit mengendalikan Operator ataupun Mekanik yang terampil.
• Harus tersedia sarana pemeliharaan/perbaikan peralatan.
• Untuk proyek jangka pendek akan jadi mahal, kemungkinan idle karena tidak terjamin atau belum ada lagi proyek berikutnya.
• Perlu pengendalian yang ketat pada saat operasi, sehingga biaya operasi maupun perbaikan peralatan bisa dikendalikan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan apabila membeli sendiri peralatan :
• Bentuk atau cata pembelian, bisa Penunjukan Langsung, atau Melalui Beberapa Penawaran.
• Spesifikasi teknis dari peralatan yang diperlukan, agar dapat diperoleh peralatan yang benar-benar sesuai dengan yang dibutuhkan di lapangan.
• Fasilitas serta pelayanan purna jual, agar kondisi peralatan atau perawatan yang baik pada peralatan terjamin, sehingga umur ekonomis peralatan dapat dipertahankan.

Catatan :
untuk peralatan khusus/spesifik agar diusahakan tidak dibeli sendiri, lebih baik menyewa, karena akan mengalami kesulitan dalam pemeliharaan, antara lain karena suku cadang tidak tersedia di pasaran, serta sulit mencari Operatornya yang khusus.

2.4. Sewa Beli (Leasing)

Pada dasarnya sama dengan membeli sendiri, hanya pada sewa beli pengeluaran (modal investasi) tidak dibayarkan sekaligus, namun secara bertahap tergantung pada ketentuan dalam surat perjanjian sewa beli-nya. Pada akhir masa pembayaran, maka peralatan akan menjadi milik penyewa.
Baik pada Sewa Beli, maupun pada Membeli Sendiri, maka apabila lokasi pekerjaan/proyek jauh dari lokasi pelaksana pembelian, maka perlu ada tambahan biaya untuk transportasi, yaitu untuk mobilisasi dan de-mobilisasi, kecuali apabila sudah masuk dalam harga.

Catatan :
harus benar-benar diperhatikan pada kegiatan pengadaan peralatan ini adalah :
- Jenis, kapasitas/spesifikasi teknis dan jumlah tiap jenis peralatan, harus sesuai dengan yang dibutuhkan di lapangan berdasarkan jenis-jenis kegiatannya.
- Jadwal waktu kapan peralatan yang dibutuhkan tersebut sudah harus tersedia di lapangan/proyek.

3. Tata Cara Pembelian

Seperti diuraikan dalam butir 2 pengadaan peralatan dapat ditempuh salah satunya dengan cara membeli sendiri. Selanjutnya dalam uraian berikut ini akan dibahas tentang tata cara atau proses pembelian peralatan.

Pembelian peralatan dapat ditempuh dengan 2 cara, yaitu :

3.1. Penunjukan langsung

Dalam proses Penunjukan Langsung, maka pembeli menentukan atau memilih sendiri secara langsung penjual atau Agen Tunggal peralatan dari pabrik tertentu untuk membeli satu atau beberapa unit dari satu atau beberapa jenis peralatan dengan type tertentu masing-masing.

Keuntungan pembelian dengan penunjukan langsung adalah :
• Pembeli akan memperoleh peralatan dengan spesifikasi yang sesuai dengan yang dibutuhkan
• Pelayanan purna jual bisa terjamin

Kerugiannya adalah :
• Kemungkinan harganya lebih mahal dibanding peralatan yang sama dengan spesifikasi sama dari Agen tunggal lain dengan merek lain.

Penunjukkan Langsung biasanya ditempuh dalam kondisi :
• Apabila hanya ada satu-satunya Perusahaan atau Agen Tunggal yang menjual peralatan yang diperlukan.
• Dalam keadaan mendesak/sangat dibutuhkan segera, misalnya pada saat bencana alam, atau
• Hanya ada satu-satunya Perusahaan / Agen Tunggal yang mempunyai stock peralatan pada saat dibutuhkan.

3.2. Lelang

Proses pembelian dengan cara lelang dapat dilaksanakan dengan cara :
• lelang terbatas
• lelang umum (terbuka)

Dalam lelang terbatas bisa 3 atau 5 Penawar yang diminta untuk menawarkan peralatan yang diperlukan dengan persyaratan-persyaratan yang ditentukan. Setelah di evaluasi penawaran-penawaran yang diterima, maka dipilih satu Penawar dengan penawaran yang paling menguntungkan pembeli sebagai pemenangnya.
Sedangkan pada lelang umum, maka semua perusahaan yang ada yang bergerak di bidang penjualan peralatan boleh ikut mengirimkan penawaran harga peralatan yang dibutuhkan sesuai spesifikasi yang diminta pembeli.
Penawaran-penawaran yang diterima akan dievaluasi dan hasilnya satu penawaran yang paling menguntungkan akan ditunjuk sebagai pemenangnya.

Syarat-syarat dalam pelelangan

Dalam pelaksanaan lelang, baik lelang terbatas maupun lelang umum, maka dalam surat permintaan penawaran yang diterbitkan oleh pembeli, harus tercantum secara lengkap, jelas dan rinci semua persyaratan yang harus dipenuhi oleh para penawar.
Persyaratan-persyaratan tersebut adalah hal-hal yang diperlukan oleh pembeli agar pembeli akan memperoleh peralatan yang dibeli sesuai spesifikasinya, sesuai jumlahnya, sesuai jadwal waktu penerimaannya, sesuai pula lokasi atau tempat penyerahan, serta memenuhi ketentuan-ketentuan lain yang diminta.
Semua ketentuan-ketentuan dan persyaratan yang diminta di atas, tercantum dalam satu berkas dokumen, yang disebut Dokumen Lelang.
Dalam Dokumen Lelang tercantum ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
• Surat undangan lelang
• Instruksi Umum kepada Penawar, berupa penjelasan tentang lelang serta tata cara penyampaian penawaran dan evaluasi penawaran, syarat-syarat administrasi penawar.
• Instruksi Khusus kepada penawar, berisi hal-hal khusus apabila ada yang harus dipenuhi dan diketahui penawar.
• Syarat Umum Kontrak (Surat Perjanjian Jual Beli), berisi hal-hal yang perlu diketahui dan dipatuhi dalam pelaksanaan jual beli.
• Syarat Khusus Kontrak, berisi hal atau penjelasan lebih spesifik apabila belum dijelaskan/dipertegas dalam syarat umum
• Spesifikasi Teknis, berupa data spesifikasi teknis peralatan yang diminta, diuraikan singkat, jelas (contoh spesifikasi peralatan pada halaman II, 10 + 11 )
• Daftar keperluan, berisi daftar jenis peralatan yang diminta, lengkap dengan jumlahnya masing-masing, serta jadwal waktu penyerahan dan lokasi penyerahan peralatannya.
• Bentuk Surat Penawaran
• Bentuk Jaminan Penawaran
• Bentuk Kontrak (Surat Perjanjian Jual Beli)

Khusus pada spesifikasi teknis peralatan yang disyaratkan dalam dokumen lelang, jarang diperoleh peralatan yang tepat sesuai dengan yang diminta. Misalnya pada power, yang diinginkan misalnya untuk Motor Grader dengan power ± 135 hp. Maka dalam persyaratan teknis, biasanya dicantumkan power minimum 130 hp maksimum 145 hp, sehingga kemungkinan banyak penawar yang bisa memenuhinya.
Dalam pelaksanaan lelang selalu dihindari terjadinya penawaran tunggal yang memenuhi persyaratan.

Evaluasi Penawaran

Untuk menentukan satu penawaran yang terbaik yang paling menguntungkan yang bisa diterima, maka semua penawaran harus dievaluasi, yang meliputi penilaian atas data administrasi yang disampaikan memenuhi persyaratan atau tidak, penilaian teknis yaitu spesifikasi teknis peralatan yang ditawarkan memenuhi syarat atau tidak, serta penilaian atas harga peralatan yang ditawarkan.
Apabila pembeli menginginkan peralatan yang akan diperoleh adalah peralatan yang baik secara teknis performance-nya, artinya spesifikasi teknis yang diutamakan, maka pada evaluasi penawaran untuk penilaian teknis diberikan bobot yang tertinggi, sedangkan kalau harga juga perlu diperhatikan, maka bobot untuk penilaian teknis dan penilaian harga diberikan sama besar.

Sumber : Bahan Kuliah Dosen Teknik Sipil UNSRI